Alli 의 자동화 메뉴 기능이 대폭 개선되어 자동화 2.0으로 돌아왔습니다. Alli 의 자동화 메뉴 기능이 대폭 개선되어 자동화 2.0으로 돌아왔습니다. 자동화 2.0을 이용하면 다양한 업무 흐름을 간편하게 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 임직원이 휴가 관련 질문을 하면 새로운 휴가 정책에 대한 리마인더 링크를 이메일로 보낸다거나, 문서가 업로드되면 자동으로 문서에 해시태그를 등록하는 등입니다.

자동화 2.0 은 Alli 의 다양한 기능들을 조합하여 사용합니다. 본 가이드에는 각각의 기능들에 대한 다수의 링크가 포함되어 있으므로 참고 부탁드립니다. 또한 최초 릴리즈에서는 일부 기능만 사용 가능하며, 나머지 기능들은 추후 추가될 예정입니다. 기존에 설정되어 사용되고 있던 자동화는 모두 새 UI 에 맞게 변환되어 동일한 기능을 제공합니다.

요약 소개

자동화 2.0을 사용하기 위해서는 우선 몇가지 기본적인 용어들에 익숙해져야 합니다. 자동화 2.0은 워크플로우라는 단위를 중심으로 작동하는데, 이는 하나 혹은 그 이상의 순서대로 실행되는 액션으로 구성되며, 최초의 액션은 트리거에 의해 시작됩니다. 즉 워크플로우는 하나의 트리거 이후에 진행되는 하나 혹은 복수의 액션으로 구성됩니다. 트리거와 액션의 종류에 대해서는 아래 해당 항목을 참고하세요.

아래는 자동화 2.0 메뉴 내의 요소들에 대한 간략한 설명입니다.

왼쪽 네비게이션 바에서 ‘자동화’ 아이콘을 클릭하면 메뉴로 진입합니다. 혹 해당 메뉴가 보이지 않는다면 왼쪽 아래의 ≡ 아이콘을 눌러 자동화메뉴가 활성화되어 있는지 확인하세요. 메뉴에 진입하면 화면 오른쪽 위의 추가 버튼을 눌러 새로운 워크플로우를 생성할 수 있습니다. 생성된 워크플로우를 클릭하면 상세 화면이 열립니다.

상세 화면의 왼쪽에는 워크플로우 요약이 위치합니다. 여기에서 설정된 트리거와 액션 및 순서를 확인할 수 있습니다. 액션 항목의 ═ 아이콘을 드래그하여 순서를 변경할 수 있습니다. 트리거나 액션의 내용을 보려면 해당 항목을 클릭합니다. 화면 오른쪽에서 상세 내용을 확인하고 편집할 수 있습니다. 상세 내용은 트리거와 액션의 종류에 따라 다르므로 아래 해당 항목을 참고하세요.

자동화 2.0을 활용한 실제 업무 흐름 자동화 예시를 확인하려면 아래의 워크플로우 예시 항목을 확인하시면 됩니다.

트리거

스케쥴

스케쥴 트리거는 지정된 스케쥴에 맞게 워크플로우를 시작합니다. 매일 정해진 시각, 매주 정해진 요일, 혹은 매월 정해진 날짜로 설정할 수 있으며, 주별/월별로 설정할 경우 해당일 오전 12시가 실행 시각이 됩니다. 시간대는 프로젝트 시간대를 따릅니다 (프로젝트 설정 > 일반 탭에서 확인할 수 있습니다).

월별 스케쥴에서 31일을 지정하면 31일이 없는 달에는 트리거가 작동하지 않습니다 (2월의 경우 30일 등 다른 없는 날짜에도 작동하지 않습니다). 즉 스케쥴 트리거는 해당 월에 지정된 날짜와 동일한 날짜가 있을 때만 동작합니다. 매월 마지막날 워크플로우를 실행하려면 반드시 ‘매월 마지막 날’ 항목에 체크해야 하는 점 기억하시기 바랍니다.

해시태그

해시태그 트리거는 해시태그와 연계되어 작동합니다. 해시태그 트리거는 해시태그와 연계되어 작동합니다. 지정된 해시태그가 등록된 Q&A 가 고객에게 답변으로 선택되거나, Q&A 혹은 문서에 추천된 자동 해시태그가 승인되었을 때 작동하도록 할 수 있습니다.

변수

변수 트리거는 지정된 변수의 변수값이 변경되면 작동합니다. 변수는 답변봇 프로젝트에서만 활용할 수 있으므로, 이 트리거 역시 답변봇 프로젝트에서만 사용할 수 있으며 인지검색(Cognitive Search) 프로젝트에서는 사용할 수 없습니다. 변수값 변경을 감지할 변수를 설정하고 옵션으로 기존 변수값 / 변경된 변수값을 지정하면 모든 조건을 만족할 때 트리거가 작동합니다. 예를 들어 위 스크린샷과 같이 설정된 경우, @CHANNEL_NAME 변수의 변수값이 SLACK 인 상태에서 다른 임의의 값으로 변경될 때 트리거가 작동합니다.

액션

스킬

스킬 액션은 스킬을 실행합니다. 스킬은 답변봇 프로젝트에서만 사용 가능하므로, 본 액션 역시 답변봇 프로젝트에서만 사용 가능하며 인지 검색 (Cognitive Search) 프로젝트에서는 사용 불가능합니다. 스킬 액션이 작동하는 방식은 관찰자 스킬과 매우 비슷하므로 해당 가이드를 참고하실 수 있습니다. 스킬 편집과 관련된 일반적인 내용은 스킬 편집기 유저 가이드를 참고하세요.

• 실행할 스킬 – 어떤 스킬을 실행할지 지정합니다. 켜져있는 스킬만 실행할 수 있습니다.
• 스킬 실행 대상: 이 워크플로우를 트리거한 유저 – 지정된 스킬이 해당 워크플로우를 시작한 유저를 대상으로 실행됩니다. 예를 들어 트리거 종류가 ‘변수’인 경우, 변수값이 변경된 유저에게 스킬이 노출됩니다. 특정한 유저가 워크플로우를 시작한 경우가 아니라면 (에이전트가 임의로 변수값을 변경하는 등) 스킬은 실행되지 않습니다.
• 스킬 실행 대상: 아래 선택된 유저– 지정된 스킬이 아래에 직접 선택한 유저(복수 선택 가능)를 대상으로 실행됩니다.

스킬 실행 대상 옵션이 두가지 모두 선택되어 있고 한명의 유저가 둘 모두에 해당하는 경우에도 스킬은 한번만 실행됩니다.

기존에 스킬이 진행되고 있었거나 에이전트와의 대화가 진행되고 있었던 경우, 자동화로 인해 트리거된 스킬은 기존 진행을 중단하고 실행됩니다.

기존에 진행되고 있던 대화가 없다면 새로운 대화가 열려 스킬이 실행됩니다. 스킬 액션이 완료되면 다시 기존의 대화가 재개되고, 기존 대화에서 마지막으로 보여졌던 내용이 다시 보여집니다. 자동화로 인해 실행된 스킬이 완료되지 않으면 기존 스킬이 재개되지 않습니다. 이를 고려해 스킬을 설계하시기 바랍니다.

어떤 경우에는 스킬 액션이 진행되고 있는 중에 다른 스킬 액션이 트리거되거나, 혹은 관찰자 스킬이 실행될 수 있습니다. 이런 경우 나중에 트리거된 스킬이 완료되면 바로 직전 실행되고 있던 스킬이 재개됩니다. 예를 들어 스킬 1이 실행 중 스킬 2가 트리거된 상황에서 다시 스킬 3이 트리거되면, 스킬 3이 완료된 후 스킬 2가 재개되고, 이후 스킬 2가 완료되면 스킬 1이 재개됩니다.

이메일

이메일 액션은 지정된 내용의 이메일을 발송합니다. 이는 이전의 자동화 메뉴 역할과 동일합니다. 아래 각 필드에 대한 간략한 설명을 참고하세요.

• 수신자 – 이메일을 받을 수신자를 지정합니다.
• ‘변수값이 변경된 해당 고객에게 이메일을 보냅니다’ 옵션* – 변수 트리거에 의해서만 작동하는 옵션이며, 변수값이 변해 해당 워크플로우를 트리거한 고객에게 이메일을 보냅니다.
• 이메일 제목 – 보낼 이메일의 제목입니다. 답변봇 프로젝트의 경우 변수를 포함시킬 수 있습니다. @변수명 형식으로 입력하면 됩니다.
• 이메일 본문 – 보낼 이메일의 본문입니다. 답변봇 프로젝트의 경우 변수를 포함시킬 수 있습니다. @변수명 형식으로 입력하면 됩니다.
• 스킬 실행을 위한 링크 포함하기* – 체크하면 이메일에 특정 스킬을 실행할 수 있는 링크를 포함할 수 있습니다.
• 보낼 스킬* – 스킬 링크를 보내는 경우 보낼 스킬을 결정합니다.
• 버튼 문구* – 스킬 링크 버튼에 삽입될 텍스트를 입력합니다.

* 로 표시된 필드는 답변봇 프로젝트에서만 사용 가능하며 인지 검색(Cognitive Search) 프로젝트에서는 사용할 수 없습니다.

워크플로우 예시

휴가 정책 변경 리마인더

Alli 를 사내 헬프 데스크로 사용하고 있고, 새로운 휴가 정책이 발표되어 임직원에게 알려야 하는 상황이라고 가정합니다. 이메일 등을 통해 안내가 진행되더라도 현실적으로는 많은 직원들이 내용을 확인하지 않거나 확인하고도 기억하지 못할 수 있습니다. 그렇다고 정기적으로 같은 내용을 리마인드하는것도 좋은 방법이 아닙니다. 이 경우 자동화 2.0을 이용해 워크플로우를 설계하면, 임직원이 관련된 질문을 검색했을 때 자동으로 리마인더 링크를 보내는 스킬을 실행하도록 할 수 있습니다.

우선 지식 베이스의 Q&A 탭으로 이동해 휴가 정책과 관련된 Q&A 에 특정 해시태그를 추가합니다. 아래에서는 #vacation 태그를 사용하였습니다. 사용할 Q&A 는 켜져있는 상태여야 하는 점 잊지 마세요.

Alli 가 사내 헬프데스크로 사용되고 있는 상황을 가정했으므로 헬프데스크 기능을 하는 스킬이 설정되어 있어야 합니다.

해당 스킬은 매우 간단하게 설계가 가능합니다. 단순히 ‘Q&A에서 답변’ 노드를 추가하고, 답변을 찾지 못한 경우의 에러 메시지를 ‘메시지 표시’ 노드를 사용해 추가해 줍니다. 아래 예시를 참고하세요. 스킬 편집에 대한 더 많은 내용은 스킬 편집기 유저 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

이제 자동화 워크플로우를 추가할 차례입니다. #vacation 해시태그가 있는 Q&A 를 임직원이 선택할 때 워크플로우가 시작되도록 하려면, 아래와 같이 해시태그 트리거를 선택하고, ‘해시태그를 포함하는 Q&A 가 대화 중 고객에게 선택되었을 때’ 옵션을 체크합니다. 물론 해시태그 필드에는 #vacation 태그를 추가해야 합니다. 이후 저장 버튼을 눌러 트리거 설정을 완료합니다.

다음으로 액션을 추가해야 합니다. 여기에서는 스킬 액션을 사용할 것이므로, 액션으로 지정될 또다른 스킬이 필요합니다. 본 예시에서의 스킬은 단순히 휴가 정책 변경을 안내하는 메시지만 출력하면 되므로, 아래와 같이 메시지 표시 노드 하나를 사용해 간단하게 설계할 수 있습니다. 메시지 표시 보내기 노드의 편집기에서 휴가 정책으로 가는 URL 을 ‘여기’ 텍스트에 링크로 삽입하면 임직원이 간단히 내용을 확인할 수 있을 것입니다.

이제 스킬 액션을 설정합니다. 생성중이던 워크플로우로 돌아가 왼쪽의 ‘액션 설정’ 을 클릭한 다음 스킬 액션을 선택합니다. ‘실행할 스킬’ 필드의 드롭다운에서 방금 생성한 ‘휴가 정책 변경 리마인더’ 스킬을 선택하고, 스킬 실행 대상으로 ‘이 워크플로우를 트리거한 유저’ 를 체크합니다. 저장 버튼을 누르면 스킬 액션 설정이 완료됩니다.

이후 Alli 를 실행해 헬프데스크 봇과 대화를 진행하면,

아래와 같이 관련된 Q&A 가 선택되었을 때 리마인더가 출력되는 것을

확인할 수 있습니다.

월별 리마인더 이메일 발송

또다른 보다 간단한 예시로, 보험 에이전시에서 매월 보험료 납부 안내 이메일을 발송해야 하는 경우를 예로 들어 보겠습니다.

이번에는 스케쥴 트리거를 사용해야 합니다. ‘monthly’를 주기로 선택하면 아래에서 워크플로우가 실행될 날짜를 지정할 수 있습니다. 여기에서는 ‘1’을 선택해 매달 1일 워크플로우가 실행되도록 합니다.

다음으로 ‘이메일’ 액션을 추가합니다. 액션 설정을 클릭하고 이메일 액션을 선택한 후, 아래와 같이 수신자 필드에 안내를 발송해야 하는 모든 고객의 이메일을 추가합니다. 이후 제목과 본문을 입력하기만 하면 됩니다. 저장 버튼을 눌러 액션을 저장하면 완료됩니다. 여기에서는 간단하게 이메일을 보내는 정도의 워크플로우를 설계했지만,

변수를 사용해 이메일의 제목 및 본문을 커스터마이징하거나, 보험료 납부가 바로 가능한 스킬을 따로 생성하여 해당 스킬로의 링크를 이메일에 추가하는 등도 가능합니다.

마침

이상으로 자동화 2.0 기능에 대한 가이드를 마칩니다. 새로운 트리거와 액션들이 향후 지속적으로 추가될 예정입니다. 창의적인 방식으로 자동화 2.0을 활용해 업무 자동화를 시작해 보세요. 자동화와 연계할 수 있는 Alli 의 다양한 기능들을 확인하시려면 유저 가이드 목록을 참고하시기 바랍니다.